プロジェクト概要
従来の火葬場予約は、葬祭業者からの電話連絡を受けて職員が紙に書き取り、火葬場へ電話で連絡するという手作業中心の運用でした。
予約情報は市民窓口にも共有が必要で、住民基本台帳（住基）からの情報収集や死亡届の受理と並行して、5～6種類の書類を手書きで作成していました。
修正があれば書き直しが発生し、さらにケーブルテレビ局への訃報連絡はFAX送信、地元で運用されているスーパーアプリへの掲載依頼はEXCEL入力＋Slack送信というように、アナログとデジタルが混在していました。
また、「火葬日時」「有料部屋」「霊安室」の予約を別々に管理しており、担当者の負担が非常に大きい状態でした。
こうした状況を改善するため、kintoneを基盤とした火葬場予約システムを開発。 トヨクモ製品とGoogle Apps Scriptを連携させることで、電話・FAX・紙書類からの脱却を実現しました。
開発のポイント
- 重複防止・一元管理の実現
10のkintoneアプリで南北両エリアの火葬場／有料部屋／霊安室の予約枠を統合管理。 FormBridge経由での外部予約も即時反映し、同日時の重複登録を自動的にブロック。 kViewerにより予約済・不可の枠を色分けし、利用者が空き状況を直感的に把握可能。 - 通知・自動化の仕組み
FormBridgeからの送信をトリガーに、GAS経由で「警子ちゃん」を鳴動させ担当者へ即時通知。 PrintCreatorにより帳票（火葬許可申請書・お悔やみ放送原稿など）をkintone上から生成。 これまでカーボンコピーで手書きしていた3枚綴りの専用用紙が不要に。 - 入力精度の向上
kintoneレコード入力時に必須項目チェックを自動判定。 不備のある申請や入力漏れを防止し、再作業の発生をほぼゼロ化。
導入効果
導入後は、電話でのやり取りは確認レベルのみとなり、口頭伝達やFAX送信はほぼ不要となりました。 従来は複数部署にまたがっていた予約・通知・帳票作成がすべてkintone上で完結し、職員の作業時間は体感で大幅に短縮。
また、PrintCreatorでの帳票出力により、手書き作業が不要となったことで 用紙コストの削減とペーパーレス化 も実現。 予約重複はシステム的に起こり得ない構造になり、業務の信頼性が格段に向上しました。
結果として、南部・北部の火葬場、環境課、市民課など複数課が同一システムを共有し、 担当者間の情報伝達がリアルタイムで行える体制が整いました。
