プロジェクト概要
導入前は、すべて手書き申請による運用で、免許証・車検証・任意保険証などの コピーを添付して提出する必要がありました。1件の申請で3〜5枚の紙書類が発生し、 変更のたびに再申請や再押印を繰り返すなど、事務負担が非常に大きい状況でした。
システム導入後は、FormBridgeでオンライン入力と画像添付を行い、紙原本を完全に廃止。
所属課が内容を確認後、kintoneのプロセス管理により財産活用課へ自動回付され、 最終承認時に通し番号が自動採番されます。
承認済みデータはkViewerで公開・非公開の切替も容易となり、ペーパーレス化、審査スピード向上、管理負担の軽減を実現しました。
開発のポイント
- 完全ペーパーレス化を徹底
免許証／車検証／任意保険証の写しをスマホ撮影データに統一。コピー提出の慣習を廃止し、 職員側のチェック業務に支障が出ないUI・入力制御を設計。 - 閲覧制御（index.show）
個人情報保護の観点から、ログイン中のアカウント名と所属課を照合し、 自分の所属の申請情報のみが見えるロジックを組み込み。 - 公開運用の即時性
通過者リストは kViewer で公開。レコードの公開ON/OFFは担当課で即時切替でき、 旧来の「Excel作成→ポータル掲出」の手間を解消。
導入効果
- 紙原本・コピー廃止により物理保管ゼロへ（完全ペーパーレス）
- 押印・回覧の待ち時間を削減し、申請〜承認のスピードが大幅向上
- 担当課・財産活用課の事務負担を大幅軽減
- 利用者側もコピー取得が不要となり、スマホ完結で利便性が向上
セキュリティ&個人情報保護
ログインユーザーの所属に基づく 閲覧制御 （index.show）を実装。承認済み情報のみ外部公開（kViewer）し、 申請詳細や添付画像等の個人情報は 庁内限定で管理 します。アクセス権限／操作ログをkintone標準の機能で 運用し、監査にも対応できる設計です。
